アパート・マンション自主管理マニュアル④「入金管理」

第4回は入金管理、特に入居者からの毎月の賃料の受領についてです。

アパート・マンション自主管理マニュアル①：入居者からの連絡受付体制
アパート・マンション自主管理マニュアル②：入居者クレーム対応
アパート・マンション自主管理マニュアル③：非常時体制

賃料口座をどうするか

入金管理を行う上でまず決めなければならないのは賃料口座ですが、自分が管理しやすい口座を譲ってはならないことが最重要です。例え入居者から何を言われようがです。

自分が管理しやすい口座とは、
・インターネットバンキング対応（なるべく口座維持管理手数料といった余計な経費が掛からないもの）
・賃料入金専用口座（生活費と一緒は論外）

融資を受けて物件を買っている場合は融資元金融機関の口座しか選択肢はないかもしれませんが、その場合はその口座を上記要件を満たすようにすべきです。

ネットバンクにするのは、いちいち記帳しに行かないと滞納者が確認できないでは仕事にならないからです。記帳しなくても支店に電話すれば確認してはくれますが、特定の滞納者から入金待ちしているときとか1日何度もチェックしたりするのでやはりネットバンク一択です。

専用口座にするのは、管理を業として行うということは金銭の取り扱いのプロであるということと同義で、決して1円たりとも間違ってはならないからです。間違いがないかを確認するために、理論上の残高と実際の残高を比較しますが、他の性格の金銭と混ぜると理論値の計算が煩雑になり、ミスの要因となります。

非協力的な入居者への対応

入居者に対し賃料口座の変更をアナウンスすると一部の入居者からハレーションが起こることがあります。

確かに、賃料送金時の振込手数料は入居者負担なので、手数料の負担を回避するため同一支店の口座から振込券で支払っている人が多く、切り替えるのに多少の面倒と負担があります。

ただし、それは表面的な理由で、本当は変化に対しの本能的な恐れによります。変更先が知名度の低いネットバンクのフルーツ支店とかだと特にです。

そういう方々には誠意をもって粘り強くお願いしましょう。それでほとんど乗り越えられるはずです。

逆にこちらが根負けして一部の入居者だけ別口座に送金するのを許可するのは繰り返しになりますがダメです。手間が増えミスの要因になります。

どうしても入居者側に配慮が必要なのであれば、あくまでも口座は譲らず、支払い方法や契約内容の見直しをしてはいかがでしょうか。

支払方法は例えば自動引落やクレジット払いです。

導入時にイニシャルコストが掛かったり、毎月の利用時に手数料が掛かるのですが、いずれ近い将来に手数料入居者負担で振込で払う時代は終わり、上記またはキャッシュレス決済で、システム利用料は貸主負担が標準となるのではないでしょうか。

わざわざ貸主側で手数料を負担する以上は毎月自動課金され、滞納リスクが低い方法が大前提です。

契約内容の見直しは入居者への配慮が前提なので賃料の値下げとか敷金減額になります。口座のために賃料を下げるのは本末転倒に思われますが、ただ、口座と賃料をバーターにするのではありません。古い契約約款の更新は当然として、保証人の見直しや、できれば保証会社の加入まで提案するのです。

賃料口座の変更を執拗に拒否する入居者がいるということは、入居者のエンゲージメントが低く、入居者レベルが低下している可能性が高いです。面倒な情弱と足蹴にせず、いい機会と思って腹割って話してみるべきです。

その他、入金管理アレコレ

なお、入居者によっては複数月分を前払いしてくる人がいます。

口座管理上は少し面倒なケースで、管理を業とする不動産会社の中には前払いを禁止しているところもありますが、滞納されるより何倍もマシであり、今は過入金した分は適切に管理されるのが当然の時代と考え、粛々と適切に管理しましょう。入居者の求めによっては入金状況をいつでも開示できるようすべきです。

片や賃料口座は譲るなと言い、一方で前払いは適切に処理しろというのは矛盾しているようですが、口座にこだわるのは複数にまたがると段違いに業務が煩雑になることと、後から変更しにくいからです。口座以外の入居者の要望、特に賃料を早く、多めに払いたいといった前向きな要望には積極的に対応すべきです。

また、賃料入金口座は月一回、売上金を別口座に移す等でリセットをすることをおすすめします。厳密にいえば賃料入金口座に入居者から入金があった時点で売上計上ですが、その時点では預かり金にして、別口座に移した時点で売上に計上した方がわかりやすいと思います。

管理を業としている不動産会社の場合、オーナーごと、物件ごとに口座が別れていたりします。それは万が一、不動産会社が倒産した場合でもオーナー財産を守るためであったり、物件の収支を明確にするためです。オーナー自主管理の場合、物件ごと分けるかどうかは各自の判断になると思いますが、個人的にはそこまでしなくてもいいように思います。口座が増えることの労力もありますし、同一金融機関で無料でネットバンキングを扱える口座に制限があったりしますので。（物件ごとに融資元金融機関が異なる場合は分けざるをえないでしょうが）