自主管理のすすめ

不動産知識・テクニック

賃貸アパート&マンション自主管理のすすめ

自主管理でアパート経営のレッドオーシャンを勝ち抜きましょう!

今後のアパート経営はより厳しくなると予想されます。

  • 人口減少&少子高齢化
  • 相続税対策のためのアパート大量供給
  • プロ経営者が続々参入
  • (関連リンク:今後のアパート経営はより厳しくなる アパート経営者の心構え

    その中で勝ち抜いていくためには、大家さん自身がプロの経営者としての自覚を持ち、積極的に物件運営に関わるべきです。

    そして、それならいっそのこと自主管理して、コスト圧縮&ノウハウ蓄積を行うのがオススメです。

    管理会社に依頼するデメリットはたくさんある


    管理会社に依頼するメリットは大家さんの労力の削減や専門性の補完にありますが、

    その半面、デメリットももちろんあります。

    【管理会社のデメリット】

  • 管理業務委託料が掛かる
  • 下請け発注時に中抜きされる
  • 入居者さんに契約時や更新時に様々な名目で請求するので入居者さんの契約や更新の足枷となる
  • 管理会社の利益につながるかで業務の優先順位が付けられがち
  • 空室募集情報が囲い込みされて他社に紹介されないことがある
  •  
    管理会社に払う管理業務委託料は一般的には賃料の〇%みたいな決め方がされています。ついこのパーセンテージにばかり目が行きがちですが、それを交渉して下げたところで、その分、原状回復工事の際にピンハネしてきたり、入居者さんに何らかの名目で課金して、それを理由に退去が発生したり、結局は回りまわって大家さんの収益を減少させます。

    多くの大家さんは、今後の難局に備える上で管理会社に本質的なフィー値下げをのんでもらい、アパート経営の持続性を高めたいと考えていると思いますが、管理会社としても今後厳しいのは同じで、むしろ値上げして利益を確保していきたいと考えています。

    管理業はアパート経営の収益に依拠しており、収益を食い合うということでは管理会社と大家さんとは利益相反する立場にあります。それでも管理会社の取り分が管理会社がいることで創出される価値(大家さんへの経営の貢献や入居者さんへ提供される利便性)の範囲であればWIN-WINな関係と言えるでしょうが、多くの管理会社はそこから爪を伸ばしがちで、管理会社がいることで大家さんも入居者さんも負担が増えている現実があります。

    管理会社がいると入居者さんの声が届きにくい

    デメリットはさらにあります。

    【管理会社のデメリット】

  • 管理会社が間に入ることで入居者さんのニーズをくみ取ったり、大家さんのノウハウ向上につながりにくい
  •  
    現代では様々な会社がより顧客ニーズに寄り添った商品開発のためにお客様の声を聞いています。

    (ネットでのアンケートの類はクーポンを餌に顧客情報を収集し顧客に営業をしかけるためだったりしますが)ユーザーと接し、ユーザーのニーズをくみ取り、自社サービスを向上させ、自社のファンを増やすことでさらなる販売チャンス拡大を目論むというのがマーケッティングの常道です。

    特に、今後より厳しくなる中では、無駄を省きながらもコアとなるサービスは拡充させるというよりピントの合った戦略で臨まなければなりませんが、入居者さんと直に接しなければその勘所をなかなかつかめません。

    物件の最も根本的な問題はスルーしてほとんど効果望めない部分に予算掛けてしまう大家さんって結構います。

    管理会社は今後さらに劣化する

    さらにです。

    【管理会社のデメリット】

  • 管理業の未来は明るくなく依存していると危険
  •  
    アパート経営自体の未来が決して明るくないのですから管理業も明るくないのは当然です。

    そもそも管理業は良く言って縁の下の力持ち、悪く言って雑用で、やる気に溢れたハイエンド人材が集まる業界ではなく(分譲マンションの管理を主とするごく一部の大手を除く)、控えめな性格で、野心がなく、ルーチンワークにこだわり、現状維持を好む傾向にあります。業務自体も、営業ノルマはないが給料は安く、スタッフにはプラスアルファの仕事をしようという意識は低く、ほとんどの大家さんは自分が営業して関係を構築したのではないので思い入れはないどころか、むしろストレッサーと認識しています。

    地元の中小管理会社の多くはこういった状況から抜け出すことすらあきらめ、時代遅れの安かろう悪かろうなサービスに一直線です。

    対して賃貸管理の大手は、上層部はプロ経営者なので、システム整備、コーポレートブランディング、同業他社M&A等で圧倒的シェアを握ろうと攻勢を掛けていますが、過剰投資の埋め合わせを入居者さんと大家さんからのフィー増大(様々な名目での課金)で賄っています。

    今後は管理会社の淘汰が進むでしょうが、管理業界は大手寡占率がまだまだ低く、消耗戦はエンドレスに続くでしょう。(ないとは思いますが)仮に限られた大手の寡占状態となれば、その数社が価格決定権を持つので、そこからはイノベーションは起こらずサービスクオリティーは上がらないものの、大家さんの負担は増加するでしょう。

     
    中小にしろ大手にしろ管理会社は今後も末永くお付き合いしていくべきパートナーと言えるでしょうか?

    泥船から抜け出すのは早い方がいい

    経営者としての成長を阻害され、管理会社と共倒れか、もしくは、管理会社のための大家業に成り下がるか?

     
    そんな暗い未来めがけて歩んでいくくらいなら、管理会社への依頼をやめて自分で管理するというシンプルな結論に辿り着きます。

     
    でも…

     
    言うのは簡単だけどちょっと現実的ではない、と思うかもしれません。

     
    確かに、昭和によくあった(今でもいますが)ドケチゆえの素人丸出し自主管理はおすすめできません。いまどきの入居者さん的に絶対NGです。

    ちゃんとしたクオリティーで自主管理できるか?

     
    それなりの準備、体制を整える必要はありますが、個人的にはそんなに難しいことだとは思いません。

    自主管理には免許は不要ですし、業務に求められる専門性や労力も決して高くありません。何せ零細管理会社のやる気も責任感もない従業員ですらやっているんですから。

    自主管理に挑戦してみませんか?

    自主管理の仕方

    自主管理を行うにあたって、まずは管理業務が何たるかを把握しないとなりませんが、

    ひとえに管理といっても複数の業務で成り立っています。

    管理の各業務について解説します。

    入居者さんの窓口

    入居者さんの窓口
    入居者さんから様々な声が寄せられます。

    解約する、給湯器が壊れたといった重要性が高いものから、上階の足音が気になるといった類のクレームだったり、電気代が高いといったお門違いなものまであります。

    入居者さん次第なので連絡がいつ来るかわかりませんし、その多くはごく少数のクレーマーに偏ります。

    それでも、中には即対応が必要な重大なトラブルも含まれるので常に連絡を受けられる体制を整える、というのがこれまで管理会社の責務とされていました。

    しかし、時代は変化し、電話は自動応答で、連絡はメールやメッセンジャーアプリを推奨し、休日&夜間対応は別業者に依頼するケースが増えつつあります。

    戸数が少なくスケールメリットがなければ自動応答といったサービスを利用するほどではないでしょうが、連絡は基本メールとして、空いた時間に返信すればやれないことはないと思います。入居者からの連絡のハードルを少し上げた方が気まぐれなクレーマーのフィルターにもなります。

    入居者さんから連絡を受けてどう対応すべきかわからないということもあるかと思いますが、それこそが大家さんとしての成長の糧でもあります。入居者さんの要望を聞き、温度を感じながら、こちら側の都合も考えながら落としどころを定めていく。それを繰り返すことで入居者さんと大家さんがWinWinの持続可能なアパート経営となるのです。

    入金管理

    入金管理
    家賃を請求し、それを受領する、アパート経営の最も基本的な業務です。

    初月賃料は日割りになったり、入居者さんの中には複数月まとめて払ってくる人もいますし、滞納する人もいます。

    お金に関するミスは一気に信頼を失いますので、これまではプロの管理会社が二重三重のチェック体制で行うべきという風潮がありました。

    今でもその風潮は変わりません、というかむしろお金をまともに管理できないレベルの事業者なんているはずないと思われています。

    しかし、テクノロジーの進化で重厚な組織でなくてもプロクオリティーの入金管理は十分可能になりました。

    インターネットバンキングで即座に入金確認、振込ができますし、自動振替やクレジット決済も利用のハードルが下がりました。

    かえって古いシステム&古い考え方の管理会社よりも、現代的なスマートなシステムをしがらみなく導入できる新規参入組の方が有利です。

    ちなみに、すべての入居者さんが保証会社に加入し、保証会社の決済サービス利用すればもれなく毎月同日に全額入金となります。
    (残高不足で引き落としができなかった入居者さんには保証会社が立て替え払いし、自動的に督促・徴収します)

    逆に、いくら几帳面でも、生活費と同じ口座で管理したり、わざわざ記帳にいかないと入金状況がわからないとか、毎月手書きの請求書をポストインするみたいな手法は昭和ドケチ大家感がプンプンなのでやめましょう。

    滞納家賃等の督促・回収

    滞納家賃等の督促・回収
    入居者さんの中には滞納したり、原状回復費用を払わずとんずらしようとする人が一定数います。

    言ってしまえば泥棒と同じですが、賃料を支払わないことは刑事罰の対象ではなく、債権者側が自発的に動かないと基本解決しませんし、相手は何のペナルティも受けません。また、税法上は滞納されてても所得・売上として課税されるので、いわば二重の損失となります。

    しかも、滞納をする入居者さんの割合は全体の数パーセントですが、彼らは単なる低所得者ではなく、低所得な上に常識が通用せず、まともな話し合いのできない層であり、そんな人々と返済について具体的な道筋を付けそれを実行していくのは恐ろしく骨の折れる作業です。

    大家さん自らがこんなコスパの悪い作業やっていられないように思えます。
     

    というか、実は管理会社もほとんどやってないのです。

    そのために保証会社があり、保証会社は滞納が3ヶ月になると追い出しにかかり、その後の訴訟手続きまで自動的にやってくれます。

     
    もちろん、入居者の中には保証会社がついていなかったり、ついていても損失が保証の上限を超えてしまうこともありますが、

    そういうケースでも管理会社が積極的に動いてくれることはあまりありません。せいぜい定期的に督促状を出す程度です。

     
    管理会社は管理業務委託契約で定められている業務を行うだけで、リスクや結果責任を負う立場ではありません。

    特に訴訟の可能性がある案件については非弁行為を理由に触れたがりません。

    そもそも管理会社の有無にかかわらずもともと大家さんの負担すべき業務でありリスクなのです。

    入居者募集

    入居者募集
    今後、厳しくなるアパート経営において入居者募集の適切なチャンネルを持つことは言うまでもなく重要です。

    現時点で最も有効性の高いチャンネルはなんだかんだ言っても不動産会社です。

    入居者さんの流入経路が駅前の不動産会社からインターネットにシフトし、一時は様々なサイトが乱立していましたが、現在は大手のポータルサイトに集約されつつあり、ポータルサイトに掲載できるのは不動産会社だけです。

    不動産会社を介さないで大家さんと入居者さんが直接やり取りするサイトもありますが、現時点では何が何でも仲介手数料を支払いたくない筋金入りの吝嗇家の利用がメインで、上客とは言い難いです。

     
    しかし、不動産会社に入居者さんの募集を依頼しなければならないといっても、必ずしも管理会社をつけなければならないということではありません。

    自主管理しながら、一つの不動産会社を専属の募集窓口にしたり、複数の不動産会社に並行して依頼するのもどちらも可能です。

    管理物件でないと入居者募集に気合が入らないという声もありますが、管理会社を付けないことで圧縮される経費で、部屋のバリューアップを行ったり、客付け不動産会社に払うフィーを増額したりすれば十分に埋め合わせできます。

    また、プロの不動産会社が管理していないと客付けする不動産会社が気を使って連絡しにくいという声もありますが、それなら客付不動産会社対応もプロクオリティーを目指せばいいのです。最初からは難しいかもしれませんが、トライ&エラーで洗練させることこそがアパート経営の本質的努力であり、あるべき姿です。

    契約書類の作成

    契約書類の作成
    自主管理であっても不動産会社が賃貸借契約を仲介するのであれば不動産会社が契約書類を作成してくれるでしょうが、たった一回の契約のために重要事項説明書も賃貸借契約書も全部作るのでは不動産会社にとってコスパが悪く敬遠されかねませんし、大家さんにとっても部屋ごとに契約書が異なると管理しづらくなりますので、基本大家さんで作成することをおすすめします。

    言うまでもありませんが、昔の自主管理オーナーがよく使用していた日本法令の既製品に手書きしたものはNGです。

    電子契約までは対応していなくても、直近の法改正やガイドラインに準拠し、様々なリスクをヘッジすべくそれらに適宜言及されたものにすべきです。

    契約書を作成するというとハードルが高いように感じますが、不動産会社に頼めば最新版のひな形はたやすく手に入りますし、一度作れば使いまわせます。たまに法改正がありますが、該当部分を差し替えるだけで足ります。

    最初っから100点満点とはいかないと思いますが、契約を不動産会社が仲介する以上は契約書の内容に不動産会社も責任を負うのでチェックするはずで、よっぽどひどければ不動産会社が直してくれるので、それを繰り返すうちに内容も洗練されるでしょう。

    清掃・メンテナンス

    建物メンテナンス
    建物外観は物件の第一印象を左右しますし、共用設備の不具合により入居者さん等に損害を与えると、多大な賠償責任を負いかねませんので、日頃から維持管理を心掛けなければなりません。

    ただし、その作業のほとんどは誰でもできる作業です。管理会社が行う場合もほとんど末端の従業員もしくは下請け業者が行っています。

    末端とはいえ人が動く以上は一人一回あたり数千円~万円の費用が掛かり、それはチリツモのアパート経営にとっては馬鹿にならない金額なので、物件が近場にあるならですが、建物メンテナンスは自主管理に切り替えやすく、そのメリットを享受しやすい項目と言えます。

     
    中にはエレベーターや受水槽といった専門性が必要な点検項目もありますが、

    それらは管理会社自らが行っているのではなく、管理会社より依頼された専門業者がやっており、大家さん自らが専門業者に発注すれば、マージン分の費用が安くなります。

     
    ただし、生産性の高い大家さんであれば、誰がやっても差が出にくいこれらの業務を自らが行うのはかえって非効率です。

    その場合はビルメンテナンス会社に直接発注すればいいですが、最近は清掃を発注したい人と受注したい人とをマッチングするようなサービスもでてきています。

    退去精算・リフォーム

    退去精算・リフォーム
    退去時の入居者との立会い、原状回復費用の算出、退去者との精算手続き、原状回復工事発注はつい丸っと管理会社に依頼しがちです。

    とはいえ、退去者との精算は法律・商習慣が年々入居者有利に傾き、管理会社が窓口になったところで精算が有利になる訳ではありませんし、

    かつては敷金から控除できた原状回復費用の範囲でリフォームを発注することが多かったですが、(ほとんど控除できなくなった上に)単なる原状回復程度で次の入居者さんが気に入るクオリティーの部屋にはなかなかなりません。

    というか、アパート経営を持続できる費用の範囲内で入居者さんが気に入るクオリティーの貸室商品にすることこそがアパート経営のコアであり、それを単に管理会社が言うがまま行っていては実力が付きませんので、大家さん自らが研究・研鑽しノウハウを蓄積すべきです。

    学習機会をふいにして、さらに、リフォーム費用を管理会社のキックバック分を水増しされるのは二重の損失です。

    非常時の対応

    非常時の対応
    深夜の突発的トラブルで入居者さんより出動要請を受けることがありますが、

    行けないし、それに自分が行ったところで役に立たないし、となりがちです。

     
    しかし、それは管理会社も同じです。軽度のものであれば別ですが、設備トラブルを応急処置できるスタッフを抱える管理会社は稀で、そもそも営業時間外の受け付けをしていなかったり、休日夜間受付対応を提携業者に丸投げしています。

    提携業者といっても管理会社が自腹で払う訳ではなく、入居者さんに強制加入させ月額500円~1000円程度支払わせています。しかも、管理会社にバックマージンが発生していることもあります。

    入居者さんにとっては料金体系が複雑になり、毎月利用の有無にかかわらず課金され、一度も利用しないのに何年間も払い続ける人もいて、そんなクレーマーほど元が取れる不公平なシステムに金を払うくらいなら家賃として払った方がまだましと言う人も多く、安心感より不信感でしかありません。

    実際、すべての入居者さんに毎月払わせれば総額はかなりの額です。

    ただし、逆に言えば、24時間対応の負担はそれくらいの金銭的メリットがなければ誰もやれないのです。しれっと入居者さんに強制加入させるようなやり方ではなく、入居者さんと話し合いながら、賃料の範囲内でどこまでのサービスを行うのか、場合によっては当日の対応ができないことを理解してもらうことも必要なのだと思います。

    ただし、甚大で放置すると被害が拡大するような十年に一度あるかないかのトラブルは自分で行く覚悟が必要です。それはアパート経営の宿命です。

    経営戦略

    経営戦略
    アパート経営は目先の損得よりも中長期的スパンで考える必要があり、中長期での目標を設定し、その目標に照らして個別事象を判断していきますが、そのような戦略的思考は今後より重要性を増してきます。

     
    もちろん、管理会社が助言してくれればありがたいですが、有料でも受けたいレベルのアドバイスかと言えば微妙です。

    担当に末端従業員を据えられた場合、経営戦略以前に社会人としての基本ができていなかったりしますし、大手管理会社はよく統計データみたいなものでプレゼンしますが、地域性が強いアパート経営においては単なる参考資料の一つに過ぎません。

     
    また、仮に管理会社の担当が優秀であっても、アパート経営者である以上は完全に人任せでもいけない項目です。

    できれば自ら率先して取り組み自他ともに認めるプロ経営者となるべきです。

    まとめ

    管理会社の業務の多くは専門業者へのつなぎで成り立っており、そのようなネットワークを持ちそれを差配する能力があれば、専門性や機材、マンパワーはほとんど必要ではないのです。

    また、時には、事件、事故、訴訟、災害、重大な設備トラブルといった非常事態に見舞われることがありますが、それらは基本的に大家さんの責任で、管理会社がいたとしても責任は負わず、場合によってはサポートすらしてくれない(もしくはほとんど役に立たない)こともあります。

     
    管理会社のお陰で収益がもたらされ、いざとなったら管理会社が守ってくれると思っている方もいるかもしれませんが、実は、管理会社は特段何の努力もせず、たまたま問題が起きていないだけってこともありえます。

     
    そんな現実を見て見ぬふりをして、面倒だから、不安だからと管理会社にピンハネされながらアパート経営を続けますか?

    それとも、プロのアパート経営者を目指して自分で汗をかきながらノウハウを蓄積させますか?

     
     
    それでもやっぱり自主管理は不安という方もいるかと思います。

    それなら、管理会社に依頼しながら自分でできる業務は徐々に委託業務から外していけばいいと思います。

    委託業務が減れば月々のフィーも減るはずです。

    そして、管理を委託している間は管理のノウハウをなるべく吸収すべきです。委託業務が減ろうが管理会社にとってお客様であることは変わらないので拒否しにくいでしょう。

    中にはすべての大家さんと同じ内容の契約をしていてオーダーメイドに対応していないとか、社長決裁が必要で手続きが大変とかいって業務範囲変更を拒否する管理会社もいるかもしれません。

    管理会社はそもそも代行業であり、様々な大家さんや物件の実情に合わせてサービスを行うものです。大家さんが管理会社の都合に合わせなければならないのなら本末転倒です。

    きっと、入居者さんや客付けの不動産会社にもそのように尊大に振舞っており、悪評と収益逸失が生じているはずです。お付き合いを継続すべきではない相手です。

     
    プロクオリティーの自主管理までの道のりは決して平坦ではないと思いますが、アパート経営者にとって欠かせない経験・ノウハウとなるはずです。

    本記事を御覧頂いたみなさまが末永くアパート経営の果実を享受し続けられることを祈念します。

     
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    shiro-shita

    仙台在住の”不動産コンサルタント” 就職超氷河期世代かつリーマンショックの直撃を受けたりと時代に翻弄され不動産会社を転々。苦く、しょっぱい経験に裏打ちされた不動産スキルはある意味ではリアルそのもの。

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